Como organizar o estoque da loja de roupas por grade

Roupa não é um produto, é uma grade

Fala, pessoal! Se você quer saber como organizar estoque de loja de roupas, a primeira coisa é aceitar uma verdade meio chata: você não tem 200 produtos, você tem 200 modelos e alguns milhares de saldos. Uma blusa em 4 cores e 5 tamanhos não é uma blusa, são 20 itens diferentes, cada um com a sua quantidade. É por isso que o controle de estoque de loja de roupas dá mais trabalho do que o de uma loja de ferragem, e é por isso que tanta gente desiste no meio do caminho.

E quem desiste paga de outro jeito: é a dona da loja revirando caixa no sábado à noite atrás de um M preto que o caderno jura que existe. Estoque organizado não é capricho de quem gosta de planilha, é o que te devolve as noites e tira da sua cabeça a dúvida se a peça está ou não na prateleira.

O caderno anota "blusa Lara, 18 peças". Ótimo. Mas a cliente não compra "blusa Lara", ela compra a Lara preta no M. E se as 18 peças forem 6 no P branco, 5 no GG vermelho e o resto espalhado, você tem estoque no papel e prateleira vazia na hora da venda.

SKU por família, cor e tamanho

O primeiro passo é dar um código para cada combinação. Não precisa ser nada sofisticado, precisa ser previsível. Eu gosto de montar em três pedaços: família, cor e tamanho.

Exemplo: a blusa Lara vira a família LAR. A cor preta vira PRE, a branca vira BRA. O tamanho fica como é. Então a Lara preta no M é LAR-PRE-M, e a branca no GG é LAR-BRA-GG. Para calça com numeração, a mesma lógica: CAL-JEA-38, CAL-JEA-40.

Três regras que evitam dor de cabeça depois:

• Código curto e sem acento, para caber na etiqueta e não dar erro na leitura.
• A cor sempre com a mesma abreviação em todas as famílias. Preto é PRE na blusa, na calça e no vestido.
• Nunca reaproveite um código de peça que saiu de linha. Crie outro. Senão o histórico de venda da peça velha se mistura com a nova e você toma decisão em cima de dado torto.

Com isso, cada saldo tem nome. E saldo com nome dá para contar, vender e recomprar.

Organização física: família primeiro, tamanho depois

No depósito, o jeito que funciona para a maioria das lojas é agrupar por família e, dentro da família, por tamanho em ordem. Todas as Laras juntas, do P ao GG, e as cores lado a lado dentro de cada tamanho. Quem vai buscar o M preto sabe exatamente onde olhar.

Algumas dicas práticas que eu aprendi errando:

• Etiqueta visível na frente da caixa ou da prateleira, com o código da família e o tamanho. Escrito grande, dá para ler de longe.
• Peça que chegou vai para o lugar dela no mesmo dia. Caixa de fornecedor aberta no chão é onde o estoque some.
• Deixe um espaço separado para troca e defeito. Peça devolvida misturada com peça nova dá diferença na contagem e ninguém sabe por quê.

Na arara da loja vale a mesma lógica, só que pensando em quem compra: modelo junto, cores juntas, tamanho em ordem. A cliente acha rápido e você repõe rápido.

Contagem periódica: a contagem física é a verdade

Aqui vai a regra que mais importa neste texto: quando o saldo do sistema e a peça na prateleira não batem, quem está certo é a prateleira. Sempre. O histórico de movimentação pode ter erro de digitação, venda que não foi baixada, troca registrada do jeito errado. A peça que você tem na mão não erra.

Por isso, conte com frequência. Não precisa parar a loja um dia inteiro. Uma rotina que funciona bem:

1. Divida o estoque por famílias ou por prateleiras.
2. Conte um pedaço por semana, de preferência no horário mais parado.
3. Quando achar diferença, ajuste o saldo para o que foi contado e anote o motivo, se souber.
4. Uma vez por ano, ou antes de uma grande reposição, faça a contagem geral.

O erro clássico é tentar "achar a diferença" refazendo a conta de todas as entradas e saídas dos últimos meses e confiar no resultado da conta mais do que na peça contada. Investigar a causa é ótimo, porque mostra onde o processo falha. Mas o saldo certo é o que você contou.

Curva ABC sem complicação

Nem todo item merece a mesma atenção. A curva ABC separa o estoque em três grupos pelo quanto cada um fatura:

• A: os poucos itens que respondem pela maior parte da receita. Não podem faltar nunca.
• B: o meio de campo. Merecem atenção, mas sem neurose.
• C: a cauda longa, que vende pouco. É aqui que mora o dinheiro parado.

Como fazer à mão: pegue a venda dos últimos 90 dias por família, ordene do maior faturamento para o menor e vá somando. As famílias que juntas chegam a uns 80 por cento do faturamento são A, as que levam até uns 95 por cento são B, o resto é C. Os cortes exatos variam, o importante é enxergar quem carrega a loja.

Na prática: contagem mais frequente para o A, recompra rápida para o A, e cuidado antes de repor o C. Muitas vezes o C é um modelo que já deu o que tinha que dar.

Recompra: a proporção da grade manda

Na hora de repor, não compre na grade que o fornecedor oferece. Compre na proporção que a sua cliente leva. Se o seu M vende o dobro do P, a reposição tem de ter o dobro de M. Parece óbvio, mas a maioria das lojas repete a grade fechada do fornecedor pedido após pedido e depois estranha a sobra de P e GG no fim da estação. Escrevi sobre isso com mais calma em o dado que quase toda loja ignora.

Uma conta simples ajuda. Exemplo: nos últimos 90 dias a família vendeu 10 P, 30 M, 25 G e 15 GG, total de 80. A proporção é 12,5 por cento de P, 37,5 de M, 31,25 de G e 18,75 de GG. Numa recompra de 40 peças, isso dá 5 P, 15 M, 12 ou 13 G e 7 ou 8 GG. Arredonda, confere com o que ainda tem em estoque e pronto.

Se quiser uma base pronta para começar, a planilha de estoque por grade já vem com as colunas de cor e tamanho separadas. E para ter noção de quanto dinheiro está parado nas prateleiras, a calculadora de capital em estoque faz a conta em um minuto.

Sinais de que a planilha não dá mais conta

A planilha é uma ótima escola. Mas tem hora que ela vira gargalo. Fique de olho nestes sinais:

• Você vende no balcão e no WhatsApp e alguém esquece de baixar uma das vendas.
• Mais de uma pessoa mexe no arquivo e ninguém sabe qual versão é a certa.
• Você já prometeu para cliente uma peça que tinha na planilha e não tinha na prateleira.
• Montar a recompra leva uma tarde inteira juntando venda de três lugares.
• Você tem mais de uma loja ou um estoque separado para o online.

Se três ou mais itens acontecem com você, o problema não é disciplina. É ferramenta.

Onde o Prisma entra

Foi por viver essas dores que a gente construiu o Prisma com saldo por cor, tamanho e loja, e com a venda do caixa baixando só o item vendido, o M preto e mais nenhum. A curva ABC sai pronta nos relatórios. Se quiser ver como isso fica no dia a dia, a página de PDV e estoque mostra o fluxo.

Mas, com sistema ou sem sistema, o método é o mesmo: código para cada saldo, lugar certo para cada peça, contagem que manda no número e recompra na proporção da sua cliente.

E vale lembrar para que serve tudo isso. Estoque em ordem é menos dinheiro parado, menos venda perdida e menos hora procurando peça. Esse dinheiro solto e esse tempo de volta são o que permite planejar a próxima coleção com calma, bater as metas do ano e ter uma vida mais leve fora da loja. Com o tempo, é também o que sustenta a independência financeira sua e da sua família, que é o motivo de a loja existir. Seguimos avançando.