Planilha de controle de estoque para loja de roupas que funciona

A planilha dizia 3, a arara tinha 1

A cliente pediu a calça preta no 40. A planilha de controle de estoque dizia que tinha três. Fui na arara e achei uma, no 38. As outras duas tinham sido vendidas num sábado corrido, ninguém anotou, e a planilha seguiu feliz achando que estava tudo lá.

Eu não sou contra planilha. Comecei com uma e ela me ensinou muita coisa. Mas planilha de estoque para loja de roupa tem um jeito certo de montar, senão ela vira um arquivo bonito que mente para você todo dia. Neste texto eu mostro a estrutura que funciona, os quatro erros que mais estragam a planilha e o sinal de que chegou a hora de trocar por outra coisa.

Por que roupa complica a planilha

Se você vendesse caneca, uma linha por produto bastava. Roupa não. Uma blusa só pode ter três cores e cinco tamanhos. São quinze peças diferentes no estoque, e a cliente não quer "a blusa", quer a blusa verde no M.

Por isso a primeira decisão da planilha é essa: cada combinação de cor e tamanho é uma linha, ou a planilha tem uma grade em que cada célula é uma combinação. Planilha que controla só "Blusa Bata: 15 unidades" não responde a pergunta que importa, que é se tem a que a cliente quer.

Como montar a planilha de controle de estoque

Eu recomendo dividir em três abas. Parece muito no começo, mas é o que impede a bagunça.

Aba 1: Cadastro. Uma linha por variação, com estas colunas:

• Código (o seu, curto e sem repetir, por exemplo BATA-VD-M)
• Nome da peça
• Cor
• Tamanho
• Fornecedor
• Custo unitário
• Preço de venda

Aba 2: Movimentos. Aqui entra tudo que mexe no estoque, uma linha por acontecimento:

• Data
• Código da peça
• Tipo (entrada, venda, troca, devolução ao fornecedor, ajuste)
• Quantidade (positiva para entrada, negativa para saída)
• Observação

Aba 3: Saldo. Uma linha por código, com a soma dos movimentos daquele código (a função SOMASE resolve), o custo unitário puxado do cadastro e o valor em estoque, que é saldo vezes custo.

Com essa estrutura, você nunca digita o saldo na mão. Você registra o que aconteceu e a planilha calcula. Essa é a diferença entre uma planilha que você confere e uma que você precisa adivinhar.

Um exemplo com números redondos: a blusa bata verde M entrou com 10 unidades a R$ 40 de custo. Saíram 6 vendas e 1 troca voltou para o estoque. A aba de movimentos tem +10, -6 e +1. O saldo é 5, e o valor parado nela é R$ 200. Simples de ler, simples de conferir na arara.

Se você não quer montar do zero, a gente fez uma planilha de estoque por grade grátis: você digita a peça, as cores e os tamanhos, preenche as quantidades e baixa em Excel, já no formato de grade.

Os 4 erros que fazem a planilha mentir

Montar é a parte fácil. Manter verdadeira é que dá trabalho. Estes são os erros que eu mais vi, em mim e em outras lojistas.

1. Venda que não foi anotada.

O sábado corrido, a venda no WhatsApp de madrugada, a peça que a vendedora separou e esqueceu. Cada venda fora da planilha é um buraco no saldo. E ninguém percebe até a cliente pedir a peça que não existe mais.

O remédio é ter um único lugar onde toda venda é registrada, na hora, por todo mundo. Se a venda acontece em três canais e só um anota, a planilha está errada por definição.

2. Tamanho escrito de jeitos diferentes.

"M", "m", "Médio", "40/M". Para você é tudo igual. Para a fórmula, são quatro tamanhos diferentes, e a soma não bate. O mesmo vale para cor: "Verde", "verde musgo", "VD".

Combine uma lista fechada de tamanhos e de cores e use validação de dados na coluna, para que só dê para escolher da lista. Parece frescura, mas é o que salva a soma.

3. Digitar o saldo por cima.

É a tentação mais forte: a planilha diz 5, a arara tem 3, você apaga o 5 e escreve 3. Pronto, bateu. Só que agora você perdeu a informação de onde foram parar as duas peças. Foi venda não anotada? Furto? Troca? Defeito?

O jeito certo é lançar um movimento de ajuste com quantidade -2 e uma observação. O saldo fica certo e você ainda enxerga quanto está perdendo por mês em ajuste. Se esse número cresce, tem algo errado no processo.

4. Custo que nunca é atualizado.

O fornecedor aumentou o preço, você comprou a mesma peça mais cara e a planilha continua com o custo antigo. Resultado: o valor do seu estoque está errado e a margem que você acha que tem também. Atualize o custo a cada compra. Se quiser revisar a conta da margem, tem uma calculadora de preço de roupa que ajuda.

A contagem física é a verdade

Por melhor que seja a planilha, ela é um registro do que você acha que aconteceu. A arara é o que de fato aconteceu. Por isso, conte.

Não precisa parar a loja para um inventário geral todo mês. Funciona melhor contar um pedaço por semana: nesta semana as calças, na outra as blusas, depois os vestidos. Em um mês você passou por tudo, sem fechar a porta. Quando a contagem diverge, você lança o ajuste e anota o motivo, se souber.

Eu escrevi mais sobre esse ritual no guia de como organizar o estoque da loja de roupas.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha serve muito bem enquanto a loja é pequena e quem vende é quem anota. Ela começa a falhar quando aparecem estes sinais:

• Mais de uma pessoa vendendo. Cada uma anota de um jeito, ou esquece, ou o arquivo está aberto no celular de outra.
• Mais de um canal. Balcão, WhatsApp, Instagram e loja online vendendo a mesma peça. A planilha não baixa sozinha quando a venda acontece no catálogo.
• Você passa mais tempo arrumando a planilha do que olhando para ela. Se o domingo à noite virou dia de conferir fórmula, ela já está cobrando caro.
• Você não consegue responder perguntas simples. Qual peça mais vende? Qual está parada há três meses? Quanto lucrei este mês? Dá para fazer na planilha, mas cada pergunta vira um projeto.

Nesse ponto, o que resolve é um sistema em que a venda baixa o estoque na hora, em qualquer canal. No Prisma, a venda do balcão, a do WhatsApp e a da loja online baixam a mesma grade, e os relatórios mostram o que gira e o que está parado sem você montar fórmula. A boa notícia é que a planilha bem feita não se perde: com o cadastro organizado por cor e tamanho, a migração fica muito mais fácil. Tem um comparativo honesto em sistema gratuito para loja de roupas para quem quer pesar as opções.

Planilha boa é a que você confia

O objetivo de qualquer controle de estoque não é ter um arquivo bonito. É você poder responder "tem no M?" sem levantar da cadeira, comprar o que vende em vez do que você acha que vende, e saber quanto dinheiro está pendurado na arara.

Quando o estoque é confiável, a loja fica mais leve de tocar. Você para de correr atrás de peça sumida, compra com mais calma e sobra cabeça para pensar em crescer, em vez de passar a noite procurando o erro da fórmula. Gestão mais fácil é vida mais leve, para você e para a sua família. Seguimos avançando.

Perguntas frequentes

Como fazer uma planilha de controle de estoque de roupas?

Separe em três abas: cadastro com cor e tamanho em cada linha, movimentos com entrada e saída datadas, e saldo calculado pela soma dos movimentos de cada código, com o custo para saber o valor parado.

Qual a melhor fórmula para saldo de estoque no Excel?

SOMASE resolve bem: some a coluna de quantidade da aba de movimentos onde o código for igual ao da linha. Entrada positiva, saída negativa, e o saldo sai certo.

Planilha ou sistema para controle de estoque?

Planilha serve enquanto uma pessoa vende num canal só. Com mais vendedoras ou venda no WhatsApp e na loja online, um sistema que baixa o estoque na hora evita o saldo errado.